Нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2020-2021 году?

Автор статьи

Наталья Зорина

Банковский работник. Знание финансовой тематики. Высшее образование.

Написано статей

73

upd. Статья обновлена: 13.01.2021

Сегодня практически любая торговая точка оборудования pos –терминалом для приема безналичных платежей от покупателей. Установкой терминалов занимается банк, с которым у предпринимателя заключен договор на РКО – этот сервис входит в пакет услуг эквайринга. При оплате покупки картой терминал печатает два чека. Один предназначается для покупателя, другой остается у продавца.

В связи с этим, у многих предпринимателей возникает вопрос — нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2020-2021 году, и если да, то как долго это следует делать. Попробуем разобраться в данной проблеме.

Рейтинг лучших банков с РКО расположен на главной странице.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2020-2021 году?

Содержание статьи

Изначально работа с фискальными чеками регулировалась ФЗ №54, который был принят в далеком 2003 году. В то время о такой процедуре, как эквайринг, еще не было и речи – банковские карты только начинали входить в повседневную жизнь граждан. Естественно, что о хранении фискальных чеков в законе не было ни слова.

В 2021 году ситуация выглядит иначе. Сейчас все кассовые расчеты регулируются ФЗ №290, вышедшим в июле 2021 года. Согласно этому нормативному документу, фискальные чеки должны в обязательном порядке сопровождать такие операции, как:

• продажа товаров и услуг;
• проведение электронных платежей (например, пополнение баланса мобильного телефона);
• выплата выигрышей;
• приобретение платного контента и т.д.

В числе прочего, закон обязывает предпринимателя, выдавшего чек, сохранять свою копию в течение некоторого времени. Разберемся, для каких целей предусмотрена данная процедура.

В «Народной экономике» о том, что должно быть на чеке и сколько его хранить

Платежная дисциплина. В чем разница между квитанцией и чеками, которые теперь должны выдавать терминалы? И вырастут ли комиссионные за моментальную оплату? Об этом «Народная экономика».

Нет возможностей для роста, но другую работу не ищу. Последнее глобальное исследование свидетельствует о снижении во всем мире карьерных ожиданий — каждый второй считает, что ничего нового нынешний работодатель ему не предложит. Но россияне, в отличие от европейцев, все же чаще рассчитывают на собственные силы в этом вопросе. И считают главным не стаж — вклад в общее дело. О чем косвенно можно судить по продолжительности рабочего дня. Больше половины россиян готовы перерабатывать, чтобы продвинуться по службе.

В объявлениях о работе не должно быть дискриминации. Проект закона, запрещающий работодателям оговаривать пол, возраст, место жительство соискателей, внесен в Госдуму. Авторы предлагают нарушителей штрафовать, подчеркивая, что каждое вторая вакансия сегодня заранее ограничивает в правах кандидатов.

«Коммерсант» в этой связи цитирует экспертов, называющих идею полезной. Но вспоминает, что подобную инициативу Роструда два года назад заблокировала антимонопольная служба.

Обменный курс рубля на выходные: доллар — 29.22, евро — 39.63.

Терминалы с фискальной памятью — теперь только такие имеют право принимать моментальные платежи. Они и печатают чеки для пользователей, и учитывают все операции для налоговых органов. Вот только для начала новую начинку в той же налоговой надо зарегистрировать.

А по данным «Ведомостей» справились с этим далеко не все владельцы машин и почти половина терминалов сейчас — вне закона. Всего их в стране около 200 тысяч и только те, что принадлежат банкам, освобождены от регистрации контрольно-кассовой техники.

Не выполнивших требования владельцев для начала будут штрафовать и некоторые просто отключили свои приемники платежей.

Проверить исполнение закона сможет любой человек, пользующийся платёжными терминалами. Достаточно посмотреть на документ об оплате. Вместо квитанции, подтверждающей перевод, аппарат должен выдать кассовый чек.

Что должно быть указано в этом чеке, подробно прописано в законе. Помимо цифрового кода налогоплательщика и номера электронной ленты, которая хранит всю фискальную информацию, естественно, плательщик должен найти сумму платежа с обязательным указанием комиссии, а также адреса владельца терминала и места, где деньги приняты, и еще телефон оператора, через которого идёт перечисление средств. Все это нужно, чтобы клиенту проще было доказать свою правоту, если скажем, деньги на конечный счет не дошли.

Николай Корнеев, заместитель начальника отдела контроля госрегулируемых видов деятельности УФНС России по Москве: «Когда есть информация, всегда легче отстаивать свои права. И когда мы имеем информацию о том, кто нам указал услугу, о его контактных телефонах, всегда человек может обратиться и попросить разъяснить ему почему, скажем, платёж его не дошёл».

Есть еще одна существенная разница между квитанцией и чеком.

Борис Ким, председатель комитета по платежным системам и банковским инструментам Национальной ассоциации участников электронной торговли: «Ответственность за невыдачу квитанции у нас в законодательстве отсутствуют. А вот ответственность за невыдачу кассового чека достаточно серьёзна. Она может достигать 30 тысяч рублей, поэтому мы считаем, что владельцы терминальных сетей будут более внимательно относиться к вопросу присутствия бумаги и вообще правильному функционированию терминалов».

Каждая обновленная машина должна быть зарегистрирована в налоговой. Вроде и процедура несложная — нужен технический паспорт и договор с организацией, которая установит кассовый аппарат. И срок оформления небольшой — 5 дней. Но тем не менее, многие из терминалов в ближайшие дни могут отключить, как не соответствующие новым требованиям.

Нина Никитина, менеджер по развитию сети платёжных терминалов: «К сожалению, мы не успеваем. Это объективная реальность. При всём нашем желании не получается».

Чтобы показать, как выглядит, установленный недавно контрольно-кассовый аппарат, Вячеслав Гуляев заглядывает внутрь одного из своих платёжных терминалов. Замена техники, говорит, потребовала немалых расходов.

Вячеслав Гуляев, владелец платёжных терминалов: «Стоимость аппарата варьируется от 15 до 30 тысяч рублей. В зависимости от модели и от принтера, ранее установленного на терминале».

Опасения, что свои дополнительные затраты владельцы терминалов будут покрывать за счет клиента, похоже, не лишены оснований. Этот комиссионный процент мы успели зафиксировать на одном из аппаратов устаревшей с сегодняшнего дня комплектации. А эти сборы уже на терминалах, оборудованных новой кассовой техникой.

Здесь не отравят. Заведения общепита Нью-Йорка промаркируют по шкале чистоты — ее ввела санитарная служба города. Букву «A» получают там, где высокий уровень сервиса и чистая кухня. «B» — если есть мелкие замечания. А «C» значит, чуть не дотянули до закрытия. Знаки отличия будут на дверях и окнах ресторана — пока на добровольной основе, а с начала следующего года — в обязательном порядке. Особо отмечено, что оценки гарантируют безопасность блюд, но не вкус. Это удел ресторанных критиков.

Зачем это делать?

Самый простой ответ на вопрос «Для чего нужно сохранять чеки по эквайрингу», звучит так – потому что этого требует закон. Но требования это вовсе не безосновательно. Фискальные документы могут потребоваться в таких ситуациях как:

• необходимость восстановления отчетности по форме Z;
• принятие возврата товара от покупателя;
• урегулирование спорных моментов между продавцом и покупателем;
• необходимость подтвердить статус платежа;
• ведение бухгалтерского учета компании.

Если предприниматель не сможет предоставить в налоговую полную отчетность, ему придется выплатить штраф. Кроме того, чеки может затребовать банк, с которым у владельца торговой точки заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание. В этом случае, на предоставление документов предпринимателю отводится три рабочих дня. Если чеки не будут предъявлены, это будет рассматриваться банком как нарушение договора об РКО. Это может быть чревато штрафами, или вовсе расторжением сотрудничества.

Это может быть интересно: Расчетный счет для ИП: где выгодней в 2021?

На что обратить внимание при покупке?

Если обращать внимание на все эти пункты, то возможно избежать неприятных ситуаций и подключить эквайринг выгодно.

ЭКВАЙРИНГ В МУЛЬТИКАС

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

• Ирина 26.04.2020 15:16
  Комментарий я с Вами не соглашусь, на форумах можно найти хорошие и проверенные эквайринги с индивидуальными условиями. А не эти зажравшиеся банки

  Ответить

• Мария 09.07.2019 23:20

  Комментарий Банков много, но на мой взгляд, выгодней не там, где тарифы ниже, а там, где созданы удобные условия для партнерства. К примеру, отсутствие минималок по обороту и грамотная поддержка. Или бесплатное предоставление терминалов, как у меня в Синко-банке. Не все банки помогают с подключением, мне же предоставили айтишника и обучили моих сотрудников. Аппараты работают без затруднений, деньги банк перечисляет на мой расчетный счет быстро. Если возникают вопросы, персональный менеджер оперативно помогает их решить.

  Ответить

• Руслан 13.02.2020 16:51

  Комментарий Зачем этот рекламный отзыв тут нужен. У моих знакомых (двоих) заблокировали счета в вашем банке!!! Один уже 6 месяцев не может получить деньги а второй уже 8 месяцев!!!! Когда они мне сказали про этот банк то я даже удивился от того, что никогда и не слышал о существовании такого банка… Все эти стремные банки рано или поздно закроются

Добавить комментарий Отменить ответ

Также читают:

ГИС Меркурий Россельхознадзор справочная информация

Меркурий Россельхознадзор — это система для электронной сертификации и контроля над оборотом товаров, подконтрольных государственному ветеринарному надзору. Это единая информационная площадка для владельцев производств, ветеринарных служб, продавцов, чья работа связана с сельскохозяйственной продукцией. «Меркурий» принадлежит к ВетИС — государственной системе в области ветеринарии. Оператором Федеральной государственной информационной системы (ФГИС) Меркурий является Россельхознадзор. С 1 июля 2018 года любое движение товаров…
624 Узнать больше

Экономическая перепись малого бизнеса — новый отчет в Росстат в 2021 году

Экономическая перепись малого бизнеса, согласно постановлению правительства, должна быть проведена снова в 2021 году. Росстат проведет сплошное статическое наблюдение за всеми предприятиями, которые подпадают под малый и средний бизнес. Это значит, что все индивидуальные предприниматели, малые и микроорганизации обязаны предоставить в Федеральную службу государственной статистики отчеты, содержащие определенные сведения о своих предприятиях, собранные за 2021 год. Открыть расчётный счёт для…
697 Узнать больше

Новые штрафы за работу с маркировкой

Госдумой разработан законопроект № 972623-7, в котором предусматриваются новые штрафы по обязательной маркировке товаров. Документ приняли в первом чтении, но на данный момент проект еще не подписан. Рассмотрим изменения, внесенные законопроектом, а также обсудим, как к ним правильно подготовиться в настоящей статье. Регистрация в маркировке Честный Знак Осуществляем помощь по регистрации в системе маркировки для комиссионных магазинов от 1 дня….
530 Узнать больше

Как хранить чеки?

Где и как именно должны храниться фискальные документы, закон не оговаривает. Но логично предположить, что они, как минимум, должны быть упорядочены по дате выдачи.

Также следует помнить, что кассовая бумага, на которой производится печать чека, обладает большой чувствительностью к свету. Если ее некоторое время держать на свету, изображение на ней пропадает. Поэтому хранить чеки стоит в светонепроницаемых конвертах, в месте, недоступном солнечным лучам.

Совет! Разумнее всего сделать дополнительно ксерокопии фискальных документов, чтобы даже при повреждении оригинала у предпринимателя сохранилось доказательство проведения транзакции.

Для чего нужно сохранять чеки?

Хранение чеков необходимо для самой производственной компании:

• так можно избежать возможных штрафов со стороны налоговой службы при утере Z-отчета;
• для соблюдения требований бухучета;
• для предотвращения возможных конфликтов с потребителем услуг и урегулирования споров;
• для возможности возврата денег клиенту;
• для подтверждения статуса платежа (осуществлена оплата или нет, были ли зачтены деньги).

Кроме того, банк, с которым организация заключила договор на услуги эквайринга, имеет право запросить слип-чеки на требуемую дату или определенный срок. При этом документы должны быть предоставлены в течение 3 дней, что при правильном их хранении не доставит труда.

Как хранить чеки по эквайрингу?

Чеки печатаются на специальной термоленте, которая устроена так, что имеющиеся на ней данные выцветают через некоторое время. Так как хранить чеки по эквайрингу, если нанесенная на них информация исчезает?

После того как чек будет получен, необходимо сделать его ксерокопию.

Важно! К копии чека обязательно прикладывается его оригинал, даже в том случае, когда данные с него совершенно исчезли. На копию документа ставится подпись ответственного лица компании, которую закрепляют печатью организации. При составлении Z-отчета к нему в обязательном порядке прикрепляют справку, составленную по форме КМ-6.

Чеки помещают в папку, разделяющуюся закладками с указанием даты создания. Прикреплять их к расчетно-кассовым документам не требуется.

Если слипы не были востребованы, или срок их хранения давно истек, они передаются в архив или уничтожаются.

Сколько хранить по времени?

Фискальные документы относятся к разряду первичной документации. Работу с ней регулирует Постановление правительства РФ №470, согласно которому первичка должна храниться в архивах любой организации не менее 5 лет.

Однако в любом из договоров на расчетно-кассовое обслуживание и предоставление услуг эквайринга, указываются иные сроки. Согласно этому документу, хранение чеков должно продолжаться как минимум три года, после чего они могут быть утилизированы. Решить эту дилемму просто – у постановления правительства ранг явно выше, чем у договора предпринимателя с банком. Следовательно, лучше придерживаться сроков, указанных в нем, т.е., сохранять чеки в течение 5 лет.

Внимание! Банки не работают с данным терминалом без CTLS пин-пада.

Лучший выбор пин-пада для данного терминала INGENICO IPP220

1. Внешние параметры устройства

Пос-терминал вышеуказанной марки состоит из:

• Принтера;
• Графического дисплея, обладающего подсветкой;
• Бесконтактного кардридера;
• Ридера для карт магнитного типа;
• Ридера для смарт-карт;
• Клавиатуры.

Клавиатура устройства, в сою очередь, обладает:

• Навигационными кнопками и функциональными клавишами, расположенными под дисплеем;
• Функциональной клавишей F;
• Зеленой кнопкой подтверждения (OK);
• Красной кнопкой отмены операций;
• Желтой кнопкой для произведения исправлений.

2. Особенности расположения пос-терминала

Пос-устройство должно располагаться на ровной поверхности. Удобство доступа к телефонной линии и эл. розетке является обязательным. Монтаж пос-терминала должен быть произведен в отдалении от тепловых источников. Оборудование стоит защищать от пылевых загрязнений, вибрационных воздействий и электромагнитного излучения (подальше от ПК, видеотерминалов, защитных систем).

3. Об условиях функционирования

Пос-терминал может эксплуатироваться в следующем температурном диапазоне – от 5 до 45 градусов со знаком плюс. При этом величина максимальной влажности может доходить до 85% при температуре +40°C.

4. особенности эксплуатации

Перед тем как выполнять какие-либо манипуляции, касающиеся поддержки пос-терминала, стоит убедиться, что устройство выключено, т.е. кабель его питания отключен.

5. Особенности чековой бумаги

Термобумагу можно повредить, если не соблюдать условия ее правильного хранения, в связи с этим лучше не допускать:

• Хранения бумажных рулонов при избыточной влажности, сырости (к примеру, около кондиционеров);
• Попадания прямых солнечных либо УФ лучей довольно продолжительное время;
• Воздействия на бумагу органических растворителей (клея);
• Контактов с материалами-пластификаторами (прозрачные ПВХ-папки);
• Намокания (попадания воды);
• Излишнего трения либо другого воздействия в физическом плане.

Чтобы получить высококачественный продукт, стоит использовать лишь теплочувствительную бумагу, которую одобрил изготовитель.

Неподходящая бумага может вывести термопринтер пос-устройства из строя.

6. Осуществление заправки чекового рулона

В пос-терминале возможно использование только одного бумажного чекового рулона. Когда он подходит к концу, то на бумажной ленте отображается полоса красного цвета, предупреждающая о том, что нужно делать замену рулона.

Алгоритм заправки выглядит так:

• Осуществите открытие отдела при помощи поднятия фиксатора, расположенного на задней панели, затем следует потянуть крышку назад без применения силы.
• Произвести вставку рулона в открытый ранее отдел.
• Следует вытянуть часть бумаги наверх и удержать в таком состоянии.
• Продеть бумажную ленту и закрыть отсек фиксатора.
• Нажать на фиксатор до щелчка (удостовериться, что он защелкнулся).

Важно! Вставляя новый рулон, нужно оторвать его часть (для полного оборота)!

7. Осуществление чистки пос-терминала

Первым делом, нужно отсоединить от устройства весь набор кабелей. Производя чистку, следите за выполнением следующего перечня правил:

• Применяйте мягкую тканевую салфетку, которую можно смочить мыльной водой, чтобы почистить поверхность пос-терминала;
• Не нужно трогать электросоединения;
• Запрещено использование растворителей и абразивных моющих веществ во избежание повреждений пластиковых и электрических контактов;
• Стоит избегать длительного попадания интенсивного солнечного света;
• Не нужно вставлять посторонние предметы в слот для смарт-карт.

8. Особенности транспортировки и хранения

Использование оригинальной упаковки для всех комплектующих сбережет их от повреждений.

Произведите отключение кабелей пос-терминала во время его транспортировки.

9. Об устранении неполадок

Пос-терминал не может включиться либо подключиться к телефонной линии:

• Осуществите проверку состояния кабеля питания и информационных проводов;
• Убедитесь, что электросеть исправна.

Не получается наладить связь с банком:

• Стоит проверить, не занята ли телефонная линия;
• Необходимо сделать вызов службы техподдержки.

Не может считывать карту:

• Удостоверьтесь в правильности вставки магнитной карты (полоса к пос-устройству);
• Осуществите очередную проверку посредством одного быстрого движения;
• Посмотрите, нет ли повреждений и царапин на магнитной полосе.

Не идет распечатка чековых квитанций:

• Убедитесь в наличии и правильности расположения бумажного чекового рулона. Разместите рулон, согласно инструкции;
• Произведите проверку типа применяемой бумаги (нужно использовать термобумагу).

Требование банка передать чеки

Как уже упоминалось выше, банк, обслуживающий торговую точку, может запросить у ее владельца чеки по безналичным платежам за определенную дату или некий временной период. Обычно это происходит, когда банку необходимо уточнить статус какого-либо платежа. Предоставление чеков должно быть произведено предпринимателем в течение 72 часов с момента получения запроса.

Важно! Чеки можно предоставить в оригинале. Но разумнее передать банку ксерокопии или скан-копии фискальных документов.

Зачем нужен чек эквайринга?

При проведении любой операции по карте, будь то продажа или возврат, касса или терминал печатают два чека: один отдаётся покупателю, другой остаётся на торговой точке. Покупатель может с ним поступить на своё усмотрение, а вот кассир обязан сохранить.

Банк или платёжная система в любое время могут запросить слип, чтобы проверить детали платежа и исключить мошенничество со стороны торговой точки и покупателя. Также держатель карты может оспорить операцию. Например, когда карта была украдена. В этом случае банк тоже может запросить слип.

Другие случаи, когда может потребоваться слип:

• отмена покупки в день проведения платежа;
• сверка итогов;
• решение споров с покупателем;
• проверка не авторизованных платежей.